Optimalisasi Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) Sebagai Petunjuk Keluar (Tracer)

Abstract

Abstract

The importance of tracers lies in their ability to enhance the effectiveness and efficiency of locating and returning medical records. Observations indicate that tracers are not being used, which makes it difficult for staff to return medical records to their original place and often leads to the reprinting of old medical records. Previously used tracers were made of cardboard and filled manually, but they were easily damaged and ineffective. The SIMPUS application’s card printing feature can be utilized for tracer data entry. The aim of this study is to improve the storage and management process of medical records by optimizing SIMPUS to design tracers. This study uses a qualitative descriptive phenomenological method with triangulation of methods and sources. Data were collected through in-depth interviews and observations. The tracer design measures 28 x 15 cm to fit the width of the folder in a vertical position and includes an 11 x 7 cm plastic pocket for holding the tracer data printout. The chosen color is red to stand out against the color of the medical record folders. Made of hard plastic, the tracers are durable and easily obtainable. The data fields for the name and address utilize the registration card printout from SIMPUS as a reference for the ownership of the medical records. The results show that the designed tracers facilitate the retrieval and return of medical records and reduce the incidence of misfiling. The tracer design has been approved by the Puskesmas management and proposed for further trial in the medical records management process.

Keywords: SIMPUS, design Tracer, misfile

Abstrak

Pentingnya keberadaan tracer terletak pada kemampuannya untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam menemukan dan mengembalikan rekam medis. Observasi menunjukkan bahwa tracer tidak digunakan, yang membuat petugas kesulitan mengembalikan rekam medis ke tempat semula dan sering kali menyebabkan pencetakan ulang berkas rekam medis yang lama. Tracer yang sebelumnya digunakan terbuat dari kardus dan diisi secara manual, tetapi mudah rusak dan tidak efektif. Fitur pencetakan kartu pada aplikasi SIMPUS dapat dimanfaatkan untuk isian data tracer. Tujuan penelitian ini adalah untuk meningkatkan proses penyimpanan dan pengelolaan rekam medis dengan mengoptimalkan SIMPUS untuk merancang tracer. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif fenomenologi dengan triangulasi metode dan sumber. Data dikumpulkan melalui wawancara mendalam dan observasi. Desain tracer dibuat dengan ukuran 28 x 15 cm agar sesuai dengan lebar map dalam posisi vertikal, dilengkapi dengan kantong plastik berukuran 11 x 7 cm untuk meletakkan print out data tracer. Warna yang dipilih adalah merah agar terlihat mencolok dibandingkan dengan warna map rekam medis. Tracer terbuat dari plastik keras agar tahan lama dan mudah didapatkan. Isian data nama dan alamat memanfaatkan kartu cetak pendaftaran dari SIMPUS sebagai petunjuk kepemilikan rekam medis. Hasil penelitian menunjukkan bahwa tracer yang dirancang dapat memudahkan proses pengambilan dan pengembalian rekam medis serta mengurangi angka kejadian salah penempatan. Desain tracer telah disetujui oleh pihak Puskesmas dan diusulkan untuk diuji coba lebih lanjut dalam proses pengelolaan rekam medis.

Kata Kunci: SIMPUS, Desain Tracer, Salah letak