Manajemen Resiko Redesign Sistem Penjajaran Rekam Medis dengan Metode Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)
Abstract
Abstract
The medical record alignment system at Yogyakarta Condong Catur Hospital uses the Straight Numerical Filing (SNF) storage system. Yogyakarta Condong Catur Hospital uses the SNF system which often causes misfiles. Therefore, it is necessary to redesign the medical record alignment system. In redesign activities, proactive risk management is needed to prevent failures and minimize risks when redesigning the medical record alignment system using the Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) method. This study aims to analyze the risk management redesign of medical record alignment from Straight Numerical Filing (SNF) to Terminal Digit Filing (TDF) with the FMEA method. Design research using action research. An instrument to measure the risk management of the medical record alignment system from SNF to TDF by applying the 8 steps of FMEA. After redesigning, the decline in RPN occurred. The highest decrease in RPN in the storage process of failure mode medical record "officers align the medical records not in the TDF order" with the RPN value decreasing from 336 to 72. Thus, it can be concluded after evaluating and monitoring the implementation of the medical record alignment system redesign from SNF to TDF using the method FMEA is able to significantly reduce the risk in the process of receiving medical record requests, taking and storing medical records.
Keyword: Risk management, Redesign, Medical record alignment, Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)
Abstrak
Sistem penjajaran rekam medis di RS Condong Catur Yogyakarta menggunakan sistem penyimpanan Straight Numerical Filing (SNF). RS Condong Catur Yogyakarta menggunakan sistem SNF yang sering menyebabkan misfile. Oleh karena itu perlu dilakukan desain ulang (redesign) sistem penjajaran rekam medis. Dalam kegiatan redesign diperlukan suatu manajemen resiko yang bersifat proaktif untuk mencegah terjadinya kegagalan dan meminimalkan resiko pada saat redesign sistem penjajaran rekam medis dengan metode Failure Mode and Effect Analysis (FMEA). Penelitian ini bertujuan menganalisis manajemen resiko redesign penjajaran rekam medis dari Straight Numerical Filing (SNF) menjadi Terminal Digit Filing (TDF) dengan metode FMEA. Design penelitian menggunakan action research. Instrumen untuk mengukur manajemen resiko redesain sistem penjajaran rekam medis dari SNF menjadi TDF dengan menerapkan ke-8 langkah FMEA. Setelah dilakukan redesign terjadi penurunan RPN. Penurunan RPN tertinggi pada proses penyimpanan rekam medis mode kegagalan “petugas menjajarkan rekam medis tidak sesuai urutan TDF” dengan nilai RPN turun dari 336 menjadi 72. Dengan demikian dapat disimpulkan setelah dilakukan evaluasi dan monitoring implementasi redesign sistem penjajaran rekam medis dari SNF menjadi TDF dengan metode FMEA mampu secara signifikan menurunkan resiko pada proses menerima permintaan rekam medis, pengambilan dan penyimpanan rekam medis.
Kata Kunci: Manjemen resiko, Redesign, Penjajaran rekam medis, Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)
Full Text:
PDFReferences
Wati OM, Pujihastuti A, Riyoko. Tinjauan Pelaksanaan Penyimpanan dan Penjajaran Dokumen Rekam Medis di Ruang Filling RSUD Dr Moewardi. J Kesehat. 2011;V(2):20–8.
Farlinda S, Nurul R, Rahmadani SA. Pembuatan Aplikasi Filling Rekam Medis Rumah Sakit. J Kesehat. 2017;5(1):8–13.
Lily Widjaja dan Deasy Rosmala Dewi. Manajemen Informasi Kesehatan II: Sistem dan Sub Sistem Pelayanan RM. In: Bahan Ajar RMIK. Jakarta: PPSDM Kemenkes; 2017.
Hutama H, Santosa E. Evaluasi Mutu Rekam Medis Di Rs Pku 1 Muhammadiyah Yogyakarta: Studi Kasus Pada Pasien Sectio Caesaria. J Medicoeticolegal dan Manaj Rumah Sakit. 2016;5(1):25–34.
Kornelia Aso, Sudalhar TWYP. Tinjauan Pelaksanaan Sistem Penjajaran Dokumen Rekam meids Pada Bagian Filing UPTD Puskesmas Bojonegoro. J Hpospita Sci. 2019;3(1):103–8.
Anwar AC, Anggryani F, Juwita R. Analisa mutu sistem penyimpanan dokumen rekam medis di rumah sakit umum pindad turen. Pros Call Pap SMIKNAS. 2019;116–24.
KARS. Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit Edisi 1. In: 1st ed. Jakarta: KARS; 2018. p. 1–421.
Yulianingtyas R, Wigati PA, Suparwati A. Analisis Pelaksanaan Manajemen Risiko Di Rumah Sakit Islam Sultan Agung Semarang. J Kesehat Masy. 2016;4(4):121–8.
Hilary Bradbury, Kent Glenzer, Marina Apgar D, C Embury, Victor Friedman, Sofia Kjellström, Miren Larrea, Che rese Childers-McKee H-, Chuan Hsia, Alfredo Ortiz, Paul Gray H, Bun Ku, Melissa Parenti, James Traeger RW, Devecha and S. Action Research Journal’s Seven Quality Choicepoints For Action Oriented Research Ror Transformations. SAGE J. 2020;18(1):3–6.
Supriyanti E, Kristin E, Djasri H. Redesign Pelayanan Farmasi dengan Metode Failure Mode and Effect Analysis. J Manaj Pelayanan Kesehat. 2011;14(02):68–77.
Sithi DN, Widiastuti A. Redesign Ketepatan Identitasi Pasien. 2018;(September):368–75.
Prof.Dr.Sugiyono. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. cetakan ke. Bandung: Alfabeta; 2014. 1–333 p.
Studi P, Kesehatan M, Masyarakat FK, Diponegoro U, Ningsih KP, Agushybana F, et al. Pengembangan Pelaporan Standar Pelayanan Minimal Gawat Darurat Berbasis Web. J Kesehat Vokasional. 2020;4(4):201.
Dinia MR. Perancangan Ulang Tata Letak Ruang Unit Rekam Medis Dalam Peningkatan Produktivitas Kerja Di Rumah Sakit Paru Surabaya. J Manaj Kesehat Yayasan RSDr Soetomo. 2017;3(2):169.
Mulyadi. Sistem Akuntasi. Jakarta: Salemba Empat; 2016.
Ningsih.etall KP. Hubungan Beban Kerja Dan Kepusan Kerja Dengan Kinerja Karyawan Di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Mata “Dr.Yap” Yogyakarta [Internet]. Universitas Muhammadiyah Surakarta; 2013. Available from: http://eprints.ums.ac.id/24132/
Kemenkes. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 56 Tahun 2014 tentang Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit. 2014 p. 1–40.
Firdaus, H., & Widianti T. Failure Mode And Effect Analysis (FMEA) Sebagai Tindakan Pencegahan Pada Kegagalan Pengujian. 10th Annu Meet Test Qual. 2015;131–47.
Kharismawati A, Herliansyah MK, Industri ST, Teknik F, Mada UG, No JG, et al. Implementasi Lean Health Care Pasien BPJS Rawat Jalan Di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta. 2016;10–9.
Rara Sabrina Dukma dan Siswati. Tinjauan Pelaksanaan Standar Prosedur Operasional Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan Di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bekasi. Jurnal INOHIM. 2017;5(2):125–9.
Kemenkumham, HAM KH dan. Peraturan Pemerintah Kesehatan Republik Indonesia Nomor 4 tahun 2018 Tentang Kewajiban Rumah Sakit dan Kewajiban Pasien. Jakarta, Jakarta; 2018 p. 1–35.
WHO. Medical Records Manual : A Guide for Developing Countries. Geneva: WHO Library Cataloguing in Publication Data; 2017.
Budi SC. Pentingnya Tracer Sebagai Kartu Pelacak. Indones J Community Engagem. 2015;01:121–32.
Nissaa K, Lestar T, Mulyono S. Pengembangan Desain Map Rekam Medis (Folder) dengan Kode Warna Di RSUD Pandan Arang Boyolali. 2014;(2):158.
Azrul Azwar. Pengantar administrasi kesehatan. Jakarta: binarupa angkasa; 2011.
Arikunto S. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek Edisi Revisi VI. Jakarta: Rineka Apta; 2013. 134 p.
DOI: https://doi.org/10.47007/inohim.v8i1.204
Refbacks
- There are currently no refbacks.
Lembaga Penerbitan Universitas Esa Unggul
Jl Arjuna Utara No 9. Tol Tomang, Kebon Jeruk, Jakarta. 11510
Email : inohim.ueu@esaunggul.ac.id
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License.
View My Stats